做法很简单:先列出读者围绕这个关键词必须被回答的问题,再把每个问题写成一个小标题,最后检查小标题之间是否互不重叠、合起来是否完整。判断标准不是小标题里有没有出现关键词,而是把全部小标题连起来读,能否构成一条完整的解答路径;如果某个必要问题只能靠正文补漏,交付时就容易因理解不同而返工。
把问题分成四类,再决定小标题数量。以“指定关键词优化”为例,可以拆成:它指什么、适用于什么条件、具体怎么操作、怎么判断做完了。四类问题对应的小标题通常就够用,不必为每个近义词各写一节。
多人协作时,这四类问题最好在动笔前就写进大纲,而不是留给写作者临场决定。若一份稿件由两人以上分段完成,小标题就是分工界面:谁负责哪一节,验收时就看那一节是否回答了对应问题。
合格的小标题是一个可回答的问题或一个明确的动作,读者只看标题就知道这一节能解决什么。不合格的小标题往往只是名词堆叠,例如“优化概述”“相关说明”“注意事项”,这类标题无法判断内容是否写完,也无法判断是否重复。
可以用两个检查项快速判断:
判断结果分三种:全部小标题能连成完整路径,可直接进入写作;有两节以上意思重叠,先合并再分工;缺少验证类问题,补一节检查项,否则交付时无人能确认完成标准。
操作时按三步走。第一步,写出读者必须得到的答案清单,每条一句话。第二步,把清单归并成三到五组,每组写成一个小标题,标题里保留读者会用的说法,不必强行塞入关键词。第三步,在每个小标题下补一行“本节必须回答”,作为写作和验收的共同依据。
例如,假设一份协作文档由三人分段撰写,可以先约定:第一节回答“这个关键词优化针对的是什么对象”,第二节回答“在什么条件下才需要做”,第三节回答“按什么顺序执行”,第四节回答“用什么检查项复查”。这里的分工依据是问题类型,不是字数平均,因此每节长短可以不同。
适用条件是:内容需要多人分段完成,或需要交给他人审核。若只是个人一次性成稿,同样适用,但可以省略“本节必须回答”那一行,直接按小标题顺序写。
复查时只做一件事:逐个读小标题,问“这个问题回答了吗”。回答不了的,标为缺口;两个小标题答案相同的,标为重复。缺口补内容或补标题,重复则合并。复查完成后,再检查一遍小标题是否覆盖了定义、条件、操作、验证四类问题,缺哪类补哪类。
如果复查中发现某节内容超出小标题范围,优先改标题而不是删内容,因为内容本身可能回答了另一个必要问题。改完标题后重新走一遍覆盖检查,确认没有新的重复或缺口。这样处理过的稿件,审核者按小标题就能定位问题,不必通读全文再猜作者意图。
下一步:拿你当前正在写的那份协作文档,把现有小标题逐条改写成问句,标出缺口和重复,再决定补写还是合并。